한국일보 애틀랜타
첫광고
엘리트 학원
이규 레스토랑

올바른 직장 이메일 사용법 모르면 ‘왕따’되기 쉬워

미국뉴스 | 기획·특집 | 2023-11-13 09:38:51

직장 이메일 사용법

구양숙 부동산표정원 융자누가 스킨 케어

수신자에 따라 적절한 소통 수단 파악

짧고 간결하게 작성·이해 잘하게 구성

 

퇴근 후 저녁 식사 중인데 사장이 이메일을 보낸다면 바로 답 메일을 보내야 하나? 직장 동료가 답 메일을 보내기도 전에 확인 이메일 또 보내면 기분 나빠 할까? 챗GPT로 이메일 내용을 작성하면 성의가 없어 보일까? 팬데믹이 직장 소통 문화를 송두리째 바꿔 놓은 뒤 이메일 사용 예절이 더욱 복잡해졌다. 직접 대화하거나 이메일 또는 전화로 소통하는 대신 이제 영상 회의, 문자 메시지, 인스턴트 메시지가 주요 소통 수단으로 자리 잡았다. 하지만 이메일은 여전히 많은 직원 업무의 일부를 차지하고 있다.

이메일 사용법에 따라 직원의 인상도 좌우되기 때문에 직장 내에서 올바른 이메일 사용법을 익히는 것이 무엇보다 중요하다.

올바른 직장 이메일 사용법 모르면 ‘왕따’되기 쉬워
올바른 직장 이메일 사용법 모르면 ‘왕따’되기 쉬워

 

■적절한 소통 수단 정하기

직장 예절 교육 기관 패처앤어소시어츠의 바버라 패처 대표는 “내 연락을 받는 사람이 누구인지, 그 상대방과 가장 좋은 소통 수단은 무엇인지를 먼저 자신에게 물어보라”라고 조언한다. 이메일로만 소통할 필요는 없다. 동료에게 간단한 질문이 있다면 동료 자리에 가서 직접 물어보거나 직장 메시지 프로그램을 통해 간단한 문자 메시지를 보내는 것이 더 나을 수 있다.

여러 명과 장시간 상의가 필요하다면 미팅을 갖거나 영상 회의 등이 더 효과적인 방법이다. 그러나 급하지 않지만 조금 더 긴 설명이 필요하고 서류 등을 함께 첨부해야 한다면 이메일이 가장 좋은 방법이다. 전문가들은 메시지를 전달할 때 직장 규범을 따르라고 조언한다. 동료가 문자를 보내오면 문자로 답변하면 큰 무리가 없다. 웨컬리 교수는 “(동료가 선호하는 방법을 모른다면)이메일을 먼저 사용하는 것도 좋다”라고 알려준다.

 

■내용은 간결하고 짧게

이메일 내용이 딱딱할 필요는 없지만 요점을 신속하게 전달해야 한다. 이메일을 쓸 때 길이에 주의해야 한다. 패처 대표에 따르면 이메일 길이에 대한 규칙은 없지만 일반적으로 컴퓨터 스크린의 반을 넘지 않도록 작성하는 것이 좋다. 내용이 스크린의 반을 넘으면 상대방이 그 밑의 내용으로 내려가지 않는 경우가 많기 때문이다. 디지털 에티컷 저서를 쓴 켄드라 로시 전문가는 “만약 상대방이 스마트폰으로 이메일을 읽는다면 인내심이 더 짧아지기 때문에 이메일 길이에 더 주의해야 한다”라고 조언했다.

더 구체적인 내용을 전달하고 싶다면 첨부 파일을 포함하거나 미팅을 갖는 것이 효과적인 방법이다. 웨컬리 교수는 “이메일로 ‘논문’을 읽고 싶어 하는 사람은 아무도 없다”라며 “이메일을 보내는 목적을 지키고 개인적인 내용을 약간 첨가한 다음 작성을 끝내야 한다”라고 충고했다. 그래야 이메일을 보내는 사람이 상대방의 시간을 존중하고 있고 업무를 정확히 파악하고 있음을 보여줄 수 있기 때문이다.

 

■읽기 쉽게 작성

상대방이 쉽게 이해하도록 이메일 내용을 적절히 구성해야 한다. 일반적인 이메일 작성법은 인사로 시작한다. ‘Hello, Hi, Good morning/afternoon’ 등의 적절한 인사말 다음에 상대방 이름을 적으면 이메일 시작 인사로 무난하다. 그런 다음 이메일 내용을 몇 개의 문단으로 정리하고 마지막 인사를 적으면 이메일 작성이 끝난다.

‘Thank you’ 등의 마지막 인사를 적고 쉼표를 찍은 뒤 이메일 보내는 사람의 이름을 적으면 된다. 로시 전문가는 내용별로 ‘글머리 부호’(Bullet)나 부제목 등을 달면 상대방이 내용을 빠트리지 않고 명확히 이해하는 데 도움이 된다. 이미 작성된 회사 이메일 형식이 있다면 그것을 사용하는 것이 가장 좋은 방법이다. 문자로만 이메일 내용을 가득 채우면 상대방의 눈을 피로하게 할 수 있기 때문에 좋은 작성법이 아니다.

 

■예약 전송 기능

대부분 이메일 프로그램은 예약 전송 기능을 제공한다. 예약 전송은 이메일을 지금 작성한 뒤 전송할 시간은 예약하는 기능이다. 이 기능을 활용하면 예약된 시간에 이메일이 자동으로 전송된다. 저녁 늦은 시간 또는 오전 이른 시간에 업무를 보는 경우 예약 전송 기능을 활용해 이메일이 업무 시작 시각에 전송되도록 예약할 수 있다. 이메일 예약 전송 기능을 통해 상대방이 이메일을 보지 못하고 넘기거나 밤늦은 시간에 받아 갑자기 놀라는 일을 피할 수 있다.

예약 전송 기능을 선호하지 않는다면 적어도 이메일에 상대방이 답 메일을 보내주기를 희망하는 시간을 포함해야 한다. 그래야 상대방이 즉시 답 메일을 보내야 한다는 부담을 갖지 않는다. 또 대부분 사람이 이메일을 받은 즉시 열어보지 않기 때문에 사장이 오후 11시에 보낸 이메일에 바로 답변을 보낼 필요 없다. 만약 밤늦은 시간에 답 메일을 보내면 상대방도 바로 전화나 문자 메시지를 보내올 가능성이 크다.

 

■ ‘이메일 폭탄’ 보내지 않기

상대방이 답 메일을 보내오기도 전에 다시 여러 이메일을 보내지 않도록 주의한다. 웨컬리 교수는 “당신이 일을 잘 처리하지 못하는 같은 인상을 줄 수 있다”라고 충고했다. 먼저 보낸 이메일에서 빠트린 내용이 있다면 후속 이메일을 통해 포함하면 좋은데 너무 급하게 보내지 말고 일정 시간을 기다린 뒤 보내야 한다.

일반적으로 당일 업무 종료 시각이나 24시간 정도 기다린 뒤 답 메일이 없다면 후속 이메일을 보내 상대방의 반응을 물으면 된다. 세 번째 이메일은 상대방의 반응이 올 때까지 기다린 뒤 보낸다. 세 번째 이메일을 보낼 때 앞서 보낸 이메일에서 빠트린 내용을 포함하면 된다. 이메일을 받는 사람의 입장에서 구체적인 답변에 대한 요청이 없더라도 간단히 이메일을 받았다는 이메일 보내는 것은 좋은 이메일 예절이다.

 

■이메일 어조 확인

전문적이면서도 친근한 톤으로 이메일을 작성해야 한다. 화가 난 상태라면 답 메일을 보내기 전에 호흡을 가다듬는다. 보낸 이메일이 제삼자에게 전달될 수 있기 때문에 너무 친근하거나 격식 없는 이메일 말투도 조심해야 한다. 패처 대표는 “이메일을 보내기 전에 적은 내용을 소리 내어 읽어보고 어떻게 들리는지 확인하라”라며 “화난 것처럼 들리면 상대방도 이메일을 보낸 사람이 화났음을 느낀다”라고 충고했다.

인공지능과 같은 디지털 도구로 이메일 톤을 수정하는 것도 좋은 방법이다. 챗GPT나 ‘그래멀리’(Grammarly)와 같은 프로그램은 문장의 톤을 검토해 적절하게 수정하는 기능을 제공한다. 이메일을 받는 사람은 이메일 내용이 너무 짧다고 해서 예의가 없거나 격식이 없다고 생각할 필요는 없다. 답 메일을 바쁘게 쓰다 보면 내용을 길게 쓸 수 없기 때문에 간혹 불필요한 오해가 생기기도 한다.

 

■인공지능 도움 받고 개인적 내용 첨가

인터넷에는 이메일 작성을 돕는 웹사이트가 넘쳐난다. 표준 답 메일 예를 쉽게 찾을 수 있고 이메일을 대신 작성해 주는 인공지능도 있다. 그러나 전문가들은 단순히 내용을 복사해서 갖다 붙이지 말라고 조언한다. 상대방은 인간(당신)과 소통하고 싶어 하기 때문이다. 이메일 도우미 도구를 사용하는 것은 좋지만 반드시 개인적인 내용을 첨가해 친근감이 느껴지도록 작성해야 한다.

 

■보내기 전 항상 교정

전송 버튼을 클릭하기 전에 반드시 작성한 이메일을 읽는다. 직장 상사의 이름에서 오타를 발견하는 경우가 허다하다. 자동 완성 텍스트나 자동 입력 기능도 실수할 수 있기 때문에 반드시 직접 읽어보고 교정 과정을 거쳐야 한다. 패처 대표는 “누구나 언젠가는 실수를 저지른다”라며 “그러나 이메일에서 실수가 반복되면 업무 능력을 의심받기 쉽다”라고 충고했다.

 

댓글 0

의견쓰기::상업광고,인신공격,비방,욕설,음담패설등의 코멘트는 예고없이 삭제될수 있습니다. (0/100자를 넘길 수 없습니다.)

콜럼비아 칼리지, 글로벌 인재 양성 프로그램 진행
콜럼비아 칼리지, 글로벌 인재 양성 프로그램 진행

워싱턴 D.C.에서 연수 프로그램 운영올해 2월까지 부산대 등 연수 계획 콜럼비아 칼리지(총장 리처드 킴)가 지난해 12월 17일부터 올해 1월 1일까지 워싱턴 D.C.에서 글로벌

애틀랜타 인구 상승에 따른 '스토리지 사업' 호황
애틀랜타 인구 상승에 따른 '스토리지 사업' 호황

"인구 상승으로 스토리지 수요 증가할 것"애틀랜타 스토리지 시설 8% 증가율 보여 애틀랜타 인구 증가로 인한 스토리지 사업이 호황을 맞았다. 업계 전문가들은 애틀랜타 이주자들이 늘

애틀랜타 아동병원, IT분야 최고 직장
애틀랜타 아동병원, IT분야 최고 직장

컴퓨터월드 선정 전국 25위  애틀랜타 아동병원 (Children’s Healthcare of Atlanta)이 IT 분야  최고의 직장 중  한 곳으로 선정됐다.IT분야 평가업체

호스피스에 긍정 메시지 남긴 카터 전 대통령
호스피스에 긍정 메시지 남긴 카터 전 대통령

생애 마지막 22개월 호스피스 케어업계 “일반인 오해 불식 기여” 평가  재임시절보다 퇴임 후 활동으로 더 많은 사람들에게 존경을 받았던 고 지미 카터 전 대통령. 그런 카터 전

조지아북부 연방검사장 뷰캐넌 사임
조지아북부 연방검사장 뷰캐넌 사임

트럼프 취임 따라 19일까지 근무 조지아 북부 연방지방 검사장 라이언 뷰캐넌이 2일 사임을 발표했다.뷰캐넌은 도널드 트럼프가 미국의 47대 대통령으로 취임하기 하루 전인 1월 19

애틀랜타 한인사회 제주항공 참사 희생자 추모
애틀랜타 한인사회 제주항공 참사 희생자 추모

4일 오후 1시-5시 분향소 운영 애틀랜타한인회 재건을 위한 비상대책위원회, 미동남부 호남향우회, 애틀랜타한인노인회, 밀알선교단, 미동남부 충청향우회, 리 장례식장 등 애틀랜타의

C Land 부동산 2025년 새로운 도약 다짐
C Land 부동산 2025년 새로운 도약 다짐

12월 30일 뉴저지서 송년모임유튜브 통한 마케팅 더욱 강화 C Land 부동산(대표 스티븐 리)은 12월 30일 뉴저지 포트리 타운에 위치해 새로운 설비로 개장한 허드슨 매너 연

트럼프와 관계설정부터 민주당 재도약까지
트럼프와 관계설정부터 민주당 재도약까지

▪2025 조지아 정가 5대 과제 새해 조지아 정가는 어느해보다 심한 변화를 겪을 것으로 전망된다. 무엇보다 트럼프 2기 행정부가 들어서면서 조지아도 정치역학 관계 설정이 필요해

2025년 중소기업 보조금 신청 리스트
2025년 중소기업 보조금 신청 리스트

중소기업 성장위한 지원금 제공무료 교육 온라인 영상도 지원 애틀랜타 비즈니스 크로니클에서 2025년, 중소기업이 신청할 수 있는 보조금 리스트를 발표했다. 먼저 버라이즌은 중소기업

애틀랜타 호텔서 일산화탄소 누출...5명 병원행
애틀랜타 호텔서 일산화탄소 누출...5명 병원행

3일 아침 투숙객 모두 대피령 애틀랜타 다운타운의 한 호텔에서 3일 아침 일산화탄소 누출 사고가 발생해 투숙객들이 대피하고5명이 병원으로 이송됐다.소방관들은 오전 9시 직후 피치트

이상무가 간다 yotube 채널