“꼭 필요한 상황에서만 이메일 보내고, 재촉해선 안돼”

요즘 대부분의 대학생들은 친구 및 지인들과 소통할때 텍스트 메세지나 텍스트메세지를 기반으로 한 어플리케이션을 사용하고 있다. 텍스트 메세지는 평상시 생활 속에서 이루어지는 것으로 메세지를 작성할 때 긴 단어를 줄여서 쓰거나 이모티콘을 쓰는 등 격식을 따지지 않고 편한 방식으로 이용한다. 하지만 교수들과 소통할 때 이메일을 통하는 경우가 많은데 학업 환경에서 작성하는 이메일로 교수들이 학생을 보는 방식에 영향을 미칠 수 있다고‘US 뉴스 앤 월드리포트’는 보도했다. 텍사스 주립 대학의 커뮤니케이션 스터디 디렉터 마이클 번즈는“자신의 담당 교수가 자신을 어떤 유형의 학생으로 인식하기를 원하는지를 생각한다면 자신의 이메일을 보내는 방식을 생각해보라”고 조언했다.

‘US 뉴스 앤 월드리포트’가 제시한‘교수에게 이메일을 보낼 때의 에티켓’은 다음과 같다.

 

학교 공식 이메일을 사용하고, 인사말은 필수

메시지는 간결하고 명확, 심사숙고하고 진지하게 

 

■개인 이메일은 사용하지 말 것 

교수들에게 이메일을 보낼 때 학교에서 제공하는 이메일을 사용하는 것이 좋다. 일부 교수들의 경우 익숙하지 않은 이메일 주소 계정에서 오는 이메일을 열어보지 않을 수도 있고 방화벽으로 인해 대학 이외의 이메일 계정은 스팸계정으로 갈 수 있기 때문이다. 

이같은 이유로 학생들은 교수와 연락할 때 항상 그들의 대학 이메일 주소를 사용하는 편이 낫다.

■이메일 제목은 특히나 중요 

미시간 대학의 영어 교수인 스테이시 페리멘 클락은 이메일의 제목은 이메일 내용만큼이나 매우 중요하다고 말하고 있다. 이메일의 요점을 제목에 요약해서 간단하게 표시한다면 누락되지 않고 교수들에게 훨씬 정확하고 빠른 응답을 받을 수 있다고 설명했다.

■재촉하지 말 것 

교수에게 이메일을 보낸 후 답장을 기다리는 학생들은 응답을 빨리 받지 못하면 추가 이메일을 보내고 싶어질 것이다.

하지만 전문가들은 교수들에게도 응답할 충분한 시간을 줄 것을 조언하고 있다. 위스콘신 주 메디슨 지역 내 기술대학의 영어강사인 사라 존슨은 “만약 이메일을 보낼 때 답장을 받아야 하는 질문을 했는데 답장을 받지 못했다면 주말을 포함하지 않은 2~3일 정도는 기다린 후 공손한 추가 이메일을 보내는게 현명하다”고 설명했다. 

교수들은 업무와 관련 처리해야 할 많은 이메일을 받곤 하기 때문에 이러한 상황을 고려하라는 것이다.

■이메일이 꼭 필요한지

수업 시간에 집중하고 교수들이 제공하는 자료들을 잘 살펴본다면 학생들은 이미 교수로부터 얻고자 하는 정보에 충분히 접근할 수 있을 것이다. 

수업 계획표를 확인하거나 수업 정책이나 과제물에 대한 질문이라면 같은 수업을 듣는 친구들에게도 확인할 수 있다. 또한 이전에 교수로부터 받은 이메일을 잘 살펴본다면 학생이 필요로 하는 지침이 포함될 수도 있기 때문에 교수들에게서 온 이메일은 꼼꼼하게 모두 잘 살펴봐야 한다.

■인사말을 빼먹지 말 것

이메일 첫 마디에 인사말부터 쓰는 것을 잊어서는 안된다. 사소한 인사말 한마디가 상대방의 기분을 좋게 만들며 보다 성의 있게 보낸 메시지를 읽도록 할 것이다.

■답장을 받을 경우 감사를 표할 것

이메일을 보낸 후 필요한 자료 등을 받았으면 이를 교수에게 알려 감사를 표하는 것이 좋다.

■신중하게 전송할 것

이메일을 한번 전송하면 되돌리는 것은 쉽지 않다. 따라서 이 점을 명심하고 신중한 내용의 이메일을 보내야 된다. 이메일 보내기를 남용해서는 안된다.

■글쓰기 센터 방문하기

대학 글쓰기 센터는 수업 서류에 도움이 필요한 학생들만을 위한 것이 아니다. 학생들은 특히 중요한 이메일에 쓰기에 대한 도움을 받기 위해서도 글쓰기 센터를 방문하도록 권장되고 있다.

■메시지는 간결하고 명확하게

대학교수는 하루에 수십개에 달하는 이메일을 받을 수도 있어 메시지를 최대한 간결하고 명확하게 작성할 필요가 있다. 

강의 뿐만 아니라 교수들은 추가 업무시간, 학과 회의, 전문 회의, 연구 등 다양하고 부가적인 업무가 있을 수 있기 때문이다. 

<박주연 기자>