종업원 고용은 비즈니스 운영에 매우 중요한 업무에 해당되는 데 이와 관련된 사항을 조지아(Georgia)주 기준으로 살펴보자.
(Q) 비즈니스를 인수하면서 전 주인이 고용한 종업원들을 그대로 모두 채용했다. 종업원들과 간단한 인사 외에는 별도의 절차 없이 일을 시키고 있는 데?
■ 종업원들과 개인 인터뷰 및 고용 계약을 체결해야 한다. 즉, 전 주인과 그 종업원들과의 고용 관계는 전 주인이 비즈니스를 매각함에 따라 끝나게 되었다. 따라서 비즈니스를 인수한 현 주인은 그 종업원들을 처음 고용하는 절차를 가져야 한다. 직원의 업무 포지션과 내용, 고용 시작 일자, 시간당 임금(Wages), 휴가 및 휴일 스케줄, 오버타임에 대한 소개등 고용에 관계되는 내용을 합의하고 서명된 서류로 남기는 것이 바람직하다.
■ 또한 종업원 봉급에 대한 세금 원천 징수를 위해서 IRS(미 국세청) Form W-4 및 조지아 주 Form G-4를 종업원에게 작성하게 하고 이를 고용주가 제출받아서 세금 원천 징수에 반영해야 한다. 또한 이민국 양식인 Form I-9을 종업원이 작성하게 해서 그 종업원의 합법적으로 일을 할 수 있는 사람인지에 관한 노동 허가 여부도 확인해야 한다. 참고로
W-4 및 G-4양식이란 종업원 이름, 소셜 번호, 집 주소, 혼인 상태 그리고 세금 공제를 위한 숫자 (즉 결혼 상태 및 각종 예상 크레딧 수령을 고려해서 카운트(Count)되는 숫자가 많을 수록 세금을 적게 원천 징수하게 된다)등을 기록하는 자료이다. 매년 갱신할 필요는 없지만 종업원은 자신의 정보가 변경되었을 때는 즉시 고용주에게 조정된 양식을 제출해서 봉급에 반영해야 한다.
(Q) 주급(Weekly)으로 $910을 정해 놓고 지급하는데 그 직원의 한 주 근무 시간은 60시간 이다. 별도의 고용 계약서 작성은 없는 데 유의 사항은?
■ 한 주 60시간 근무에 $910을 지급할 경우 시간 당 임금은 약 $13이 된다. 60시간 근무에 $910을 지불하는 데 시간 당 $13이라고 하니 의문을 가질 수도 있다. 살펴보자. 한 주 근무 시간이 60시간이라면 40시간은 일반 근무 시간이 되고 나머지 20시간은 오버 타임 즉 초과 근무 시간이 된다. 오버 타임의 경우 시간 당 임금의 최소 1.5배를 지급하므로 실제로는 60시간 근무가 아니라 70시간 근무로 봐야 한다.
■ 유의사항은 한주 지급되는 봉급 $910에 시간 당 임금이 얼마가 적용되었고 초과 근무 수당에 대한 계산이 어떻게 산출 되었는 지를 고용주와 종업원이 정확히 같은 이해를 하고 있느냐는 부분이다. 예를 들어 고용주는 시간 당 $13을 계산해서 오버 타임 수당까지 모두 포함되었다고 간주하는 데 반해서 종업원은 시간 당 임금이 $15 정도는 된다고 생각하고 있다고 하자. 종업원 입장에서 보면 한 주 60시간 근무에 오버 타임 수당을 고려하면 $1,050이 되는 데 $910을 받았으므로 매주 $140정도를 고용주가 미 지급하고 있다고 보게 된다. 이런 경우 연방 혹은 주 정부 노동국이 간여하게 되는 원인이 되기도 한다.
■ 따라서 질문의 경우 종업원 봉급을 한주에 $910로 고정해서 지불하지 말고, 종업원과 시간 당 임금을 합의해서 종업원이 실제 일한 시간에 대해서 그 약속된 시간 당 임금을 계산하고 또한 주 40시간 초과 부분에 대해서는 적정한 오버 타임 수당을 계산해야 한다. 또한 그런 내용을 봉급 지불시에 종업원에게 알려 주어야 하겠다.
(Q) 종업원이 개인 세금 보고서에서 세금을 $500 더 내었다면서 이의를 제기하는 데?
■ 먼저 그 직원이 제출한 W-4 및 G-4양식의 내용을 확인해서 이를 근거로 정부가 정해준 세금 테이블에 따라 적정한 세금을 고용주가 원천 징수했는 지 확인해야 한다. 정부의 지침을 잘 준수한 것이라면 그 종업원에게 이를 설명해 주면 되겠다. 만약 이러한 양식을 제출 받지 않았다면 종업원에게 이를 설명하고 즉시 W-4 및 G-4양식을 그 직원이 작성하게 해서 고용주는 이를 세금 원천 징수에 반영해야 하겠다.
** 이글은 회계 및 세무 상식의 일반적인 안내이므로, 실제 사례는 반드시 전문가와 상의하시기 바랍니다. 박영권 공인회계사 주. (770) 457-1958 **
