비즈니스를 시작하면서 하루 하루 쌓이는 서류 및 자료(이하 문서로 칭함)를 얼마나 보관하나에 대한 궁금증이 생기게 된다. 문서 보관의 기간은 그 문서의 성격에 따라 신중히 결정해야 하는 데 일반적으로 볼 때 최소한 IRS시효 기간까지는 세금 보고된 소득과 각종 공제 비용등의 증빙 문서를 보관해야 한다.
(Q) 시효 기간이란 무엇을 말하나?
■ IRS가 추가 세금을 요구할 수 있는 기간 즉 세무 조사를 할 수 있는 기간을 말한다.
그 외에도 납세자가 환급 혹은 세액을 공제하기 위해 이미 보고한 세금 보고서의 내용을 수정할 수 있는 기간을 의미한다.
(Q) 시효 기간을 어떻게 구분 하나?
■ 일반적으로 납세자가 세금 보고서를 파일한 뒤 3년을 시효 기간으로 본다. 예를 들어 2019년 3월 15일에 S 형 주식회사의 세금 보고서(Form 1120S)를 파일했다면 그로 부터 3년의 기간이 그 세금 보고서의 시효 기간이라고 보면 된다. 만약 연장 신청을 해서 2019년 9월 15일에 세금 보고서를 파일했다면 그로 부터 3년의 기간이 된다.
■ 보고서를 제출한 후 환급 신청 혹은 세액 공제를 할 경우 원래의 세금 보고서 제출 일자로 부터 3년 또는 세금을 낸 날로 부터 2년 중, 더 나중의 시점이 시효 기간이 된다.
■ 고용 관련 세금 문서(Employment tax records) 는 세금 납부 기한 또는 실제 납부 날짜 중에서 더 늦은 시점으로 부터 최소한 4년이 시효 기간이 된다.
■ 불량 증권 또는 악성 채무의 손실에 대한 공제를 청구할 경우는 7년이 시효기간이 된다.
(Q) 위에서 언급한 시효 기간에 대한 예외는 없나?
■ 예외 조항이 있다. 즉 보고하지 않은 소득이 총 소득의 25%를 초과할 경우 앞의 3년이라는 기간의 두배 즉 6년이 세무 조사를 할 수 있는 기간이 되므로 시효 기간이 6년이 된다. 만약 허위 보고서 (Fraudulent Tax Returns)를 파일한 경우는 세무 조사를 무한정(Unlimited)기간을 할 수 있기 때문에 시효 기간은 무한정이 된다.
(Q) 세금 보고서를 아예 하지 않은 경우도 시효 기간이 있나?
■ 세금 보고서를 파일하지 않은 경우는 세무 조사 대상이 되는 기간이 무한정 기간이다. 예를 들어 2000년도 비즈니스 세금 보고서를 제출하지 않은 회사가 있다고 하자. 이 경우
거의 20년 전의 세금 보고지만 지금 2019년도에도 세무 조사를 개시할 수 있다. 이처럼 세금 보고를 하지 않은 경우의 시효 기간은 무한정이 된다.
(Q) 시효 기간이 지나면 비즈니스 관련 문서를 폐기 처분하면 되나?
■ 시효 기간뿐만 아니라 그 문서의 성격에 따라 신중히 결정해야 한다. 예를 들어 2019년에 발생된 비즈니스 내부 공사비의 경우 최고 39.5년까지도 감가 상각 비용(Depciation)이 처리 된다. 그 비즈니스를 앞으로 30년 계속한다면 건물 내부 공사를 한 2019년도 부터 앞으로 30년 동안 그 공사비용이 세금 보고서에 반영되게 된다. 이 경우 건물 공사비에 대한 시효 기간은 최소 33년(30년 +3년)이 될 것이다. 만약 20년 후에 팔았다고 하자. 그러면 앞으로 20년동안 감가 상각 비용이 세금 보고서에 반영될 것이고 또한 비즈니스 매각에 따른 양도 소득(Capital gain)계산도 20년 후 특정 연도의 세금 보고서에 반영될 것이다. 이 경우는 최소한 앞으로 23년(20년+3년)까지는 건물 공사비 입증 문서를 보관하고 있어야 한다.
■ 유의할 점은 비즈니스를 하면서 발생된 문서들이 꼭 IRS세무 조사만을 위해서 보관하는 것은 아니라는 점이다. 예를 들어 비즈니스 구입 계약서의 경우는 내가 그 비즈니스의 주인임을 입증하는 문서가 된다. 투자자들의 회사 구성과 관련해서 발생된 여러 합의서는 회사가 해체되거나 그 투자자가 회사를 떠나는 순간에 매우 중요한 문서가 될 것이다. 은행 융자 계약 서류등도 마찬가지인데 이런 종류는 영구 보관을 권한다.
■ 위에서 언급한 특별한 그룹에 해당되지 않는 일반적인 자료인 경우에 비록 시효 기간이 3년이더라도 최소한 6년은 보관하는 것이 세무 조사를 대비해서 안전하다고 본다.
** 이글은 회계 및 세무 상식의 일반적인 안내이므로, 실제 사례는 반드시 전문가와 상의하시기 바랍니다. 박영권 공인회계사 주. (770) 457-1958 **
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