종업원을 고용하는 순간 고용주는 세무 당국(Taxing Authority)에 대해서 고용주로서의 의무가 발생된다. 종업원 봉급에서 소셜 및 메디 케어 텍스(Social Security & Medicare Tax) 와 연방 및 주 정부 소득세(Income Tax)를 계산해서 원천 징수하고 이를 보고하는 것이다. 이러한 페이롤(급여)보고를 위해서는 관련된 각종 페이롤 번호(ID)가 필요한데
그 중 IRS(미 국세청)와 관련된 연방 고용 번호에 대해 살펴 보자.
(Q) 연방 고용 번호의 신청에 있어서 유의 사항은?
■ IRS Form SS-4를 사용해서 온 라인(On-Line), 전화, 팩스 그리고 우편등으로 신청할 수 있는 데 그 중 가장 빠르고 정확한 온 라인 신청을 권한다. 몇 분정도 걸리는 온 라인 신청과 한 달 이상 걸릴 수 있는 우편 신청에는 시간상 큰 차이가 있다. 참고로 온 라인 신청시에는 SS-4에 있는 정보를 전산 입력하는 것이지 그 양식을 보내는 것은 아니다.
■ 온라인 신청은 IRS Website 즉 www.irs.gov/business로 가서 신청을 할 수 있다. 온 라인으로 신청하기 전에 SS-4양식을 사용해서 정보를 기입하고 확인하는 것이 바람직하다. 왜냐하면 온 라인 신청 시간에 제한이 있어서 어떤 정보(예: 소셜 번호, 주소, 전화 번호등)를 바로 입력하지 못하고 찾느라고 시간을 쓰는 경우는 시간 초과로 인해 접수가 되지 않고 처음 부터 다시 신청할 수도 있다.
(Q) 종업원 고용이 없어도 연방 고용 번호를 신청해야 하는 경우는 왜?
■ 연방 고용 번호는 종업원 고용에 따른 페이롤 보고를 위한 목적 외에도 사람의 경우 소셜 번호(Social Security Number)와 같은 역할을 한다. 즉 사람이 태어나면 소셜 번호를 신청해서 받고 그 번호가 평생 그 사람을 대표하는 번호가 되는 것 처럼 법인(예: 주식 회사, 유한 책임 회사, 동업체, 비 영리 법인 등등)을 설립했을 경우 연방 고용 번호가
그 법인을 대표하는 번호가 된다..
(Q) 법인 이름을 변경했는 데?
■ 변경된 내용을 편지 작성해서 우편 발송을 통해 신고한다. 발송 주소는 Internal Revenue Service (IRS), 1040 Waverly Ave, Holtsville, NY 11742 이며 편지의 내용은 법인 명(변경 후 와 변경 전), 연방 고용 번호, 법인의 우편 발송 가능한 주소, 책임자 성명 및 ID(소셜 번호 혹은 IRS 세금 보고용 번호) 그리고 변경된 내용을 증명할 수 있는 서류등을 첨부한다. 증명 서류로는 주 정부(Secretary of State)에서 발급된 이름 변경 증명서(Certificate of Name Change)가 있으며 신고 후 몇 주가 지나면 IRS로 부터 확인 편지를 받게 된다. 우편은 등기 우편(Certified Mail)을 사용해서 증빙 서류로 보관해야 하겠다.
■ 다른 방법으로는 법인 소득세 신고를 할 때 법인 이름 변경을 신고할 수도 있다. 즉 Form 1120, Form 1120S 혹은 Form 1065등과 같은 법인 소득세 신고서를 작성할 때 법인 명 변경을 신고하고 이를 증명하는 증빙 서류를 첨부하면서 신고할 수도 있다.
(Q) 연방 고용 번호를 취소하고 싶은데?
■ IRS가 한번 발급한 연방 고용 번호는 영구적인 것이기 때문에 없었던 것으로 취소 (Cancel)되지는 않는다. 하지만 더 이상 그 번호를 비즈니스에 사용하지 않을 경우 Close Account를 요청할 수 있다. 즉 닫을 수는 있다. 이 경우 앞에 설명처럼 편지를 써서 이를 신고하면 되겠다. 발송 주소는Internal Revenue Service (IRS), Cincinnati, OH 45999 이다.
(Q) 개인 앞으로 받은 연방 고용 번호를 도저히 찾을 수 없다. 새로 발급 받을 수 있는 지?
■ 새로 발급 받을 수는 없다. IRS 전화번호 800-829-4933으로 연락해서 잃어 버린 번호를 확인 받는 방법이 유일하다. 본인이 직접 전화하는 경우에는 과거에 SS-4를 통해서 그 번호를 받은 사람과 동일한 지를 확인 후 알려 줄 것이다. 만약 대리인(Repsentative)을 고용해서 확인하는 경우에는 위임장(IRS Form 2848)을 대리인에게 서명해 주어야 한다.
** 이글은 회계 및 세무 상식의 일반적인 안내이므로, 실제 사례는 반드시 전문가와 상의하시기 바랍니다. 박영권 공인회계사 주. (770) 457-1958 **
