봄맞이 대청소에 나서는 가구가 많다. 의류에서부터 주방용품까지 버릴 것은 버리고 앞으로 사용할 물건은 잘 정돈해야 남은 1년을 깔끔히 보낼 수 있다. 봄맞이 대청소에서 빠트리면 안 되는 것이 있다. 바로 오래된 서류 정리다. 집안 한곳에 켜켜이 쌓인 서류들을 정리해야 하는데 문제는 어떤 서류를 보관해야 하고 어떤 서류를 폐기해야 할 지 잘 모른다는 것이다. 반드시 보관해야 할 서류와 서류 종류에 따른 보관 기관, 그리고 폐기해도 좋은 서류들을 구분해 본다.
‘출생·결혼’증명서 원본 보관
고가 제품 영수증, 보험 청구
리모델링 영수증은 소득공제
세금 서류 3~7년 보관해야
■각종 증명서·소셜 시큐리티 카드
파손이나 도난, 또는 분실 등으로부터 안전한 장소에 보관해야 하는 서류가 있다. 이들 서류는 필요시 원본을 제출해야 하고 분실했을 때 재발급 절차가 까다롭기 때문이다. 이런 서류들로는 출생증명서, 입양 증명서, 사망 증명서, 결혼(이혼) 증명서, 소셜 시큐리티 카드 원본 등이 있다.
소설 시큐리티 카드 원본은 번호만 알고 있으면 된다고 생각해 아무 곳에 방치했다가 찾지 못하는 경우가 있다. 그러나 새 직장을 구하거나 새 은행 계좌를 개설할 때, 또는 정부 연금을 신청할 때 소설 시큐리티 카드 원본 제출이 요구되기도 한다. 군복무를 한 경우 전역 증명서 또는 명예 전역 증명서 등 관련 서류를 영구 보관해야 한다. 명예 전역자의 경우 정부로부터 장례 혜택을 받을 수 있는데 이때 명예 전역 증명서 원본이 필요하다.
■‘대출·급여·연금’ 서류
대출 상환 서류도 영구 보관해야 하는 서류다. 대표적으로 모기지 대출의 경우 원래 계약한 대출 원금보다 낮은 금액으로 조정되는 융자 재조정이 실시된 경우 대출 계약 원본과 재조정 서류 등을 영구 보관해야 한다. 모기지 대출은 발급 뒤 다른 은행이나 투자자에게 매각되는 경우가 있는데 이때 대출액이 재조정 됐음을 증명할 때 필요하다.
연말 급여 명세서, 퇴직 및 기타 연금 서류 등은 현재 또는 전에 다니던 직장이 문을 닫으면 재발급이 어렵기 때문에 항상 보관해 두는 것이 좋다. 이 밖에도 부동산 관련 서류도 원본을 안전한 장소에 영구 보관해야 필요시 번거로움 없이 제출할 수 있다. 자동차 할부금을 다 갚은 뒤 차량국으로부터 발급받는 ‘소유권 증서’(Certificate of Title)는 자동차 보유 기간 동안 보관해야 하는 서류다.
■‘고가 제품·공사’ 영수증
대형 스크린 TV, 컴퓨터 등 고가의 가전제품 영수증도 보유 기간 동안 모아 두면 좋다. 화재나 도난 등의 피해로 인한 보험금을 청구해야 할 때 영수증이 있어야 적절한 보상금을 받을 수 있다. 가전제품 영수증의 경우 원본을 보관하면 좋고 스캔해서 파일로 별도로 보관하는 것도 좋은 방법이다.
최근 새집을 구입하지 않는 대신 현재 거주 중인 주택을 리모델링해서 계속 사는 가구가 많다. 이때 리모델링 공사와 관련된 각종 영수증을 집을 팔 때까지 반드시 보관해야 한다. 리모델링 공사 영수증을 보관해야 하는 이유는 여러 가지다.
실거주 주택을 팔아서 양도 소득이 발생한 경우 독신 납세자의 경우 최고 25만 달러(부부 공동 보고 시 50만 달러까지)에 해당하는 리모델링 공사비를 소득에서 공제할 수 있다. 절세 목적 외에도 집을 팔 때 바이어 측에 리모델링을 실시했음을 증명하거나 감정 평가 목적으로도 리모델링 공사 영수증 또는 자재 구매 영수증 등이 필요하다.
주식 등에 투자한 경우 세금 보고 목적을 위해 투자 명세서를 보관해 두는 것이 좋다. 투자 자산을 매각했을 때 세금 신고서에 비용 기준 자본 이득 또는 손실을 적절히 반영해야 하기 때문이다. 온라인으로 명세서를 확인할 수 있다면 원본을 별도로 보관할 필요는 없다.
■세금 서류
세금 서류 보관 기관은 소멸 시효에 따라 다르다. 대부분 세금 관련 서류는 3년간 보관하면 되지만 무가치 유가 증권이나 부실 채권 서류 보관 기관은 7년이다. 세금 관련 서류를 3년 이상 보관해야 하는 예외 경우가 있다. 세금 보고를 연장한 경우, 전쟁 지역에서 복무한 경우, 재난 관련 세금 보고 연장, 재정난에 따른 세금 보고 연장 등의 경우에는 세금 관련 서류를 3년 이상 보관해야 한다.
영수증, 취소 수표, 환불 증명서 등도 세금 관련 서류와 함께 보관해야 할 서류다. 이들 서류는 필요할 때 출력해서 제출할 수 있다면 스캔해서 파일로 보관해도 좋다. ‘연방국세청’(IRC) 어카운트를 개설한 경우 온라인으로 세금 보고 서류를 발급받을 수 있다. 소셜 시큐리티 세금 납부 기록을 확인하기 위해서 과거 세금 보고 서류를 관리할 필요가 있다. 의료비 납부를 위한 ‘건강 저축 계좌’(Health Saving Account) 또는 ‘유동 지출 계좌’(Flexible Spending Account) 사용하는 경우에도 세금 보고를 위해 관련 서류를 3년간 보관해야 한다.
■크레딧 카드 명세서
크레딧 카드 회사는 연말 제출 항목별로 분류한 연말 명세서를 제공한다. 연말 명세서로 충분한 경우 매달 우편으로 제공되는 월 명세서는 파쇄해도 좋다. 또 아직도 종이 명세서를 받고 있다면 페이퍼리스 방식의 명세서로 변경하면 관리에 편하다. 크레딧 카드 해약 등의 경우를 대비해 명세서를 파일로 보관해 두면 필요시 유용하게 사용할 수 있다.
컴퓨터 파일로 서류를 보관할 때 반드시 백업 파일을 저장해야 한다. 외장형 백업 하드디스크 드라이브는 해킹에 취약하므로 백업 서비스를 제공하는 온라인 서비스를 사용하는 것이 안전한 서류 보관 방법이다.
<준 최 객원기자>
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