올해 세금보고는 지난 4월18일로 일단락됐다. 2021년도 소득분에 대한 세금보고는 종료됐지만 내년 세금보고가 기다리고 있다. 납세자로 미국에서 살면서 매년 해야 하는 세금보고는 피할 수 없는 없다. 많은 공인회계사와 세법 전문가들이 내년도 세금보고를 위한 준비를 지금부터 해야 한다고 조언하는 하는 이유도 여기에 있다. 내년도 세금보고는 올해 세금보고와 관련된 서류들을 안전한 장소에 일목요연하게 모아두는 것에서부터 시작된다. 세금보고 관련 서류 보관은 만약에 있을지도 모르는 연방국세청(IRS)의 감사(audit)나 혹은 추가 서류 요청에 대비하는 데 도움이 될 수 있다. 어떤 서류들을 어떻게, 또 어느 정도의 기간 동안 보관해야 할지에 대해 정리했다.
수입과 비용 관련 서류들은 꼼꼼히 보관해야
IRS 감사대비 서류 보관 3년 기본, 7년까지도
세금 관련 서류 폐기시 개인정보 유출 유의해야
■일목요연 정리 보관
세금 보고 서류를 보관하는데 있어서 정답은 없다. 관련 전문가들은 대신 ‘체계적이고’ ‘안전한’, 그리고 ‘알아보기 편한’ 방식으로 서류를 보관할 것을 조언한다.
중요한 것은 만에 하나 IRS가 서류를 요구했을 때 이 서류를 신속하게 제출할 수 있으면 되는 것이다.
공인회계사가 세금보고 파일을 PDF 파일로 제공했다면 노트북이나 저장기기에 파일을 저장하면 그만이므로 물리적인 면적을 차지하지 않는 장점이 있다.
올해 발생하는 수입이나 지출, 크레딧이나 공제 혜택은 내년 세금보고를 위해 잘 관리하는 것이 중요하다. 가장 간단하게 하려면 ‘2022년도 세금보고’라고 이름을 붙인 별도의 서류철을 만들어 놓게 되면 만약의 사태가 발생했을 때 쉽게 찾아볼 수 있다.
별도의 서류철에는 물품을 기부하고 받은 영수증이나 주택 수리 비용, 의료비 관련 영수증 등 중요한 세금 관련 증빙 서류들을 넣어 두면 편리하다.
■서류 보관 이유
올해 세금보고 서류를 보관하는 중요한 이유는 IRS가 세금보고에서 실수나 문제점을 발견했다고 통보했을 때, 또는 납세자의 실수로 수정 세금보고를 해야 할 때 관련 서류들이 필요하기 때문이다.
납세자가 세금보고 서류를 보관해야 하는 또 다른 이유는 만에 하나 있을 수 있는 IRS의 감사에 대비하기 위함이다. 만약 감사를 당했을 때 IRS에 필요한 서류를 제출하는 것은 납세자의 의무이다.
요즘에는 많은 서류들이 PDF 파일, 또는 금융기관이 보내는 이메일 등 전자방식 파일로 돼 있어 잘만 보관하면 관리가 편리하다. 컴퓨터에 ‘2021년도 세금 보고 관련 파일’ 폴더를 만들어 올해 세금보고와 관련된 서류들을 전자 파일로 한 곳에 모아두는 것도 바람직하다.
또한 종이로 온 양식의 경우 역시 ‘2021년도 세금 보고 관련 서류’라는 서류철을 만들어 한 곳에 보관하면 필요할 경우 바로 사용이 가능하기 때문에 편리하다.
■서류 보관 기간
CPA 등 세법 전문가들은 고의적으로 탈세를 하지 않는 일반 납세자들의 경우 통상 세금과 관련된 서류는 3년을 보관하면 된다고 조언한다.
올해 세금보고를 마쳤다면 2019년, 2020년, 2021년 등 지난 3년간 세금보고와 관련된 서류를 보관하는 것이 중요하다.
IRS는 특별한 경우가 아니면 감사를 지난 3년간의 세금보고에 한해서 수행하는 것이 일반적이기 때문이다.
그러나 예외는 있다. 만약 특정 소득을 보고하지 않았고 이 소득이 전체 소득(gross income)의 25% 이상을 차지할 경우 IRS는 지난 6년간 세금보고 관련 서류를 요구할 수 있다.
그러나 허위 세금 보고를 한 것으로 드러날 경우, 또는 아예 세금보고를 하지 않았을 경우에는 제한 기간이 없으며 IRS는 지난 10년, 심지어 지난 20년 세금보고를 조사하고 관련 자료를 요구할 수 있다.
세금보고를 한 후 추가로 크레딧이나 공제를 요구하는 경우도 IRS가 조사를 위해 지난 3년간 서류를 요구할 수 있다.
사실 이전 세금보고를 꼭 지난 3년간만 보관하지 않고 더 오랜 기간 보관하는 것도 나쁘지 않다. 대다수 납세자의 경우 CPA를 통해 세금보고를 하게 되는데 세금보고를 마치면 수십 페이지 분량의 세금보고 사본을 받게 된다.
이들을 정리해 보관해 두는 게 필요하다.
■보관해야 할 서류들
관련 전문가들에 따르면 세금보고와 관련된 서류들은 가급적 모두 보관하고 있는 게 상당히 도움이 된다.
특히 수입과 관련된 증빙 자료들, 크레딧과 세금 공제와 관련된 서류들은 보관 1순위들이다.
세금보고와 관련된 서류들을 평소 버리지 않고 보관하는 습관을 들이는 것도 필요하다.
3년 동안 반드시 보관해야 하는 세금보고 관련 서류들을 정리하면 이렇다.
▲수입 관련 서류: 세금보고는 수입의 규모에서부터 시작된다는 점에서 해당 년도의 수입 관련 서류들을 꼼꼼하게 보관해야 한다. 주요 서류들로는 W-2양식, 1099 양식, K-1양식 등이 있다.
▲비용 관련 서류: 자영업을 운영하거나 프리랜서로 활동하는 납세자들의 경우 비용 지출 관련 서류는 반드시 보관해야 한다. 사업 운영에 필요한 비용 여부를 점검하는 데 필요하기 때문이다. 판매 전표, 인보이스, 영수증, 지불거절 체크나 비용 지불 증명서, 은행 계좌 스테이트먼트 등이 보관해야 할 중요 서류들이다.
▲주택 구입 관련 서류: 주택을 사거나 팔 경우에 발생하는 서류들은 보관이 필수인 서류들이다. 여기에는 클로징 스테이트먼트, 매매 청구서, 지불 증명서, 보험 증명서, 모기지 관련 서류들이 포함된다.
▲투자 관련 서류: 투자를 통해 추가 수입이 발생하면 그에 따른 관련 서류들 역시 보관해야 한다. 1099양식, 2439양식, 연 투자 관련 스테이트먼트 등이 여기에 해당한다.
▲은퇴자금 관련 서류: 은퇴자금 관련 서류들도 보관 대상이다. 양식5498, 양식8606, 401(k) 관련 서류, 양식1099-R 등이다.
▲건강보험 관련 서류: 건강보험과 관련해서 양식1095-A, 양식1095-B, 양식1095-C 등이 있으며, 건강보험 카드, 건강보험 회사의 스테이트먼트, 건강보험료가 공제된 급여명세서 등도 보관 대상이다.
■미보관시 받는 불이익
그렇다면 세금보고 관련 서류들을 제대로 보관하지 못해 당하는 불이익은 무엇일까?
IRS의 증빙 서류 요구에 적확한 증빙 자료를 제출하지 못하면 페널티나 추가 세금을 부담하는 불이익을 당할 수 있다.
관련 서류만 보관하면 간단하게 소명 처리되는 일을 추가 비용을 들이는 꼴이다. 경제적 부담도 부담이지만 IRS에 좋지 않은 선례를 남기는 것이 더 큰 부담이다.
■관련 서류 폐기
세금보고와 관련된 서류는 잘 보관하는 것도 중요하지만 제대로 폐기하는 것도 그에 못지 않게 중요하다. 자칫 신분도용의 범죄에 악용될 수 있기 때문이다.
세금보고 관련 서류에는 이름과 사회보장번호(SSN)은 물론 주소 등 중요한 개인 정보들이 가득하다. 따라서 서류를 폐기할 때는 개인정보가 유출되지 않도록 하는 데 유의해야 한다. 서류 파기를 하는 기계를 사용해 종이 서류들을 폐기하거나 파일인 경우에는 휴지통 비우기까지 실시해 완전히 제거하는 게 중요하다. <남상욱 기자>
