직원채용 때 신원조회 무심코 했다간‘곤욕’

범죄기록 등 알고싶으면

반드시 당사자 서명 필요

의료기록은 열람 금지

한인업주들 인식 낮은 편

최근 소송 사례 잇달아

“직원의 백그라운드 체크, 꼭 동의 받아야 하나요?”

채용 시 또는 직원 채용 후 실시하는 각종 백그라운드 체크(background check·신원조회)를 할 때 동의서 없이 조사하다 곤경에 처하는 한인 업주들이 많아 주의가 요구된다.

구직자와 직원의 과거 조사를 위해서는 반드시 본인의 동의서가 필요하다는 지적이다.

한인 관련 법조계에 따르면 한인 업주들이 구직희망자나 직원의 신용평가, 신원조회 등 배경조사 시 당사자의 동의서를 제대로 받지 않고 진행하다 소송을 당하는 사례가 좀처럼 줄어들지 않고 있는 것으로 나타났다.

한 한인 노동법 변호사는 “한인 업주들이 대부분 노동 관련 법규가 채용 후 고용인과 피고용인 사이에서만 적용된다고 생각해 구직희망자나 직원들의 배경 조사에 대한 인식이 부족한 것이 문제”라며 “소송 등 법적인 문제도 야기할 수 있고 비용이나 회사 이미지에 타격을 줄 수 있다”고 말했다.

신원조회 시 동의서를 받지 않아 소송을 당하는 사례는 비단 한인 업주들에게 국한된 문제는 아니다. 주류 대기업들도 신원조회 때 동의서를 받지 않아 집단 소송을 당하는 사례가 빈번하게 발생하고 있다.

CBS 머니워치에 따르면 ‘아마존’이나 ‘타겟’, ‘웰스파고’ 등 주요 대기업들이 직원 채용 과정에서 동의서 없이 신원조회를 해 집단 소송을 당했으며 소송 합의금만 지난 10년간 3억2,500만달러에 이른다.

업주들의 입장에서 직원 채용 시 가장 궁금해하는 것은 범죄기록 소지 여부다. 업주는 직원의 범죄기록이 업무수행에 필요할 경우에만 조회가 가능하다. 하지만 2년 이상 된 마리화나 관련 기소 사실과 미성년자의 범죄 기록은 절대로 열람할 수 없으니 주의가 필요하다.

범죄기록 이외에도 크레딧 관련 정보, 종업원상해보험 기록, 학력. 운전 경력 등 다양한 신원조회를 요구할 수 있다.

또한 업주는 구직희망자의 이전 고용주, 친구, 이웃들에게 구직희망자의 성격이나 평판, 생활방식 등에 대해 물어보고 조회할 수 있다.

단, 구직희망자와 직원의 의료 기록은 업주가 볼 수 없는 비밀 사항으로 보면 문제의 소지가 없다. 연방건강정보법(HIPAA)과 가주의학정보법(CCMIA)에 의하면 구직희망자들의 의료 정보는 비밀로 간주돼 공개가 엄격하게 제한되고 있다.

문제는 신원조회 시 동의서를 제대로 받지 않고 진행하는 데서 발생한다. 특히 신원조회 대행사를 이용할 경우 대행사 역시 구직희망자나 직원들에게 동의서를 받아 진행해야 한다는 게 한인 법조계 관계자들의 지적이다.

더욱이 최근 각종 신원조회를 할 때는 문서로 작성한 동의서를 가지고 위법 여부를 판단하는 것이 법원의 분위기인 점을 감안하면 신원조회는 사전에 반드시 서면 동의서를 받고 진행하는 것이 가장 안전한 방법이라는 것이다.

김해원 고용법 변호사는 “채용 과정에서 백그라운드 체크를 할 때는 문서로 된 동의서에 서명을 반드시 받아야 한다”며 “요즘은 한인 기업들도 에이전시를 통해 백그라운드 체크를 하는데, 이 때도 동의서에 서명을 반드시 받아야 소송을 방지할 수 있다”고 조언했다. <남상욱 기자>

직원 채용 과정에서 신원조회를 진행하면서 동의서를 제대로 받지 않아 소송에 직면하는 사례가 많아 한인 업주들뿐 아니라 주류 대기업들도 소송에 휘말려 곤혹을 치루는 경우가 최근 들어 빈번하게 발생하고 있다.