내년 세금 보고 때는 표준 공제액수가 크게 늘어나 많은 미국인들이 항목별 공제를 하지 않아도 된다. 하지만 4월 마감인 지난해 세금 보고는 항목별 공제 리스트를 꼼꼼히 챙겨 세금 감면을 받아야 한다. 그런데 세금 보고자들이 가지는 항목별 공제에 대한 공통된 궁금증이 있다. 얼마나 어떤 기록을 챙겨 놓아야 하고 또 얼마나 오래 동안 보관하고 있어야 하며 어떤 것을 안전하게 없앨 수 있느냐다. 뉴욕 타임스는 택스 마감일을 앞두고 세금보고 때 작성했던 기록 보관에 대한 일반적인 상식을 정리해 보도했다.
■I.R.S. 규정
이런 문서 보관에 대해 이야기 할때는 꼭 IRS부터 점검해야 하다. 문서철에 오래 보관해야 하는 자료 중 상당수는 훗날 IRS 조사관에게 보여주는 역할만 하기 때문이다. 무엇을 얼마나 보관하고 있어야 하는지에 규정 말이다.
IRS는 세금 보고서와 이를 증명해줄 서류는 3년 동안 보관하기를 원한다.
또 보고를 해야 할 소득을 보고 하지 않은 것이 있다면, 또 이 금액이 보고한 총 소득의 25% 이상이라면 보고일로부터 6년간 보관하고 있어야 한다.
특히 일정 기간 전혀 보고 하지 않은 소득이 있었다면 IRS는 보고하지 않았던 기간의 모든 자료를 영구히 보관해야 한다고 밝혔다. 언제인지 모르지만 IRS가 보고하지 않았던 소득을 찾아 낸다면 끝까지 추격하겠다는 말과 같다고 보면 된다.
IRS는 또 스몰 비즈니스를 운영하는 사람들에게 아주 명확한 세금 관련 안내서를 발행하고 있다.
이 안내서에는 “세금 보고를 거짓으로 했다면 모든 기록은 무한정 보관하라”는 내용이 들어있다. 풀어 설명한다면 세금 보고를 절대 속이지 말라는 것이다. 하지만 속였다면 그해 썼던 모든 기록을 절대 없애 버리지 말아야 한다. 그렇지 않으면 어느날 문제가 생겨도 다시 서류를 만들어 증명하기가 불가능해지며 벌금 폭탄은 물론 형사 처벌 받을 수 있다.
■투자 서류
과세 대상의 투자 구좌를 가지고 있는 사람들은 특히 잊지 말아야 할 일이 있다. 주식이나 뮤추얼 펀드에 투자했던 돈에 대한 기록은 꼭 보관해야 한다. 그래야 나중에 자본이득 또는 손실 계산에 쓸 수 있기 때문이다.
일반 투자 구좌를 관리하는 회사가 투자자를 위해 이들의 기록을 보관하고 있을 것이다. 특히 2011년 부터는 새로운 투자 기록 보관 규정이 발효돼 투자회사들은 대부분의 거래 내역을 보관해야 한다.
회사를 바꾼다고 해도 투자에 대한 원가 기준 등에 관한 정보는 새로 바꾼 회사에 전산으로 전달하도록 되어 있다. 투자 회사를 바꿨다면 바뀐지 한두달간은 전산 정보가 이체됐는지 주의 깊게 살펴봐야 한다. 특히 이런 기록들은 백업용으로 직접 보관해 두는 것도 좋다. 예를 들어 모든 전산 거래 현황을 이메일 파일에 잘 보관하거나 매년 연말 발송되는 모든 전산 내역서를 스캔해 크라우드 어카운트에 보관하거나 내역서나 스캔 자료를 안전한 곳에 보관하는 것이다.
이런 전산 보관 기술이 시작된지는 얼마 되지 않았다.
피델러티는 1993년부터 전산 기록화 하고 있으며 뱅가드는 1998년부터 이런 거래 내역을 보관해 놓고 있다. 뱅가드는 또 401(k) 플랜에 투자한 가입자에게는 이중 세금보고서를 제공할 수 있다고 덧붙였다.
피델러티는 그러나 비 세금공제 IRA(non-deductible IRA)에 대해서는 보관 서비스를 제공하지 않는다. 이유는 IRS 폼 8606과 관련된 양식은 소비자가 작성하는 것이기 때문에 피델러티는 여기에 접근하지 못하기 때문이다. 따라서 비 세금공제 적립금 모두를 찾기 전까지는 관련 서류는 소비자가 잘 보관하고 있어야 한다.
IRA의 경우 특히 전통 IRA에서 로스 IRA(세금 없이 인출 가능한 구좌)로 돈을 이체한 기록은 모두 보관해야 한다. 회계 전문가를 고용했다면 이런 기록을 함께 가지고 있을 것이다.
■기타 기록
이외에도 10여개가 더 있다.
우선 디덕터블이 높은 보험을 가지고 있을 경우 자기 분담금 지급을 위해 가입하는 ‘헬스세이빙스어카운트’(HSA)와 관련된 영수증을 보관해야 한다.
건강보험회사 유나이트디헬스케어(UHC)는 고객들의 HSA 관련 영수증을 10년 동안 확대 보관한다. 더 이상 UHC 고객이 아니더라도 이전 고객의 자료도 무료로 복사해 준다.
만약 롱텀케어를 위해 메디케이드(캘리포니아는 메디칼)을 신청하면 주정부에서는 신청인의 모든 재산 이전 여부를 조사하게 된다. 보통 신청한 해부터 5년 이내의 재산을 확인하는데 캘리포니아는 30개월 이전의 재산을 검사한다. 따라서 관련 서류가 있다면 모두 보관해 둬야 한다.
또 모든 주요 보험 약관과 함께 주택에 발생한 피해 또는 분실물에 대한 기록도 보관해야 한다.
학자금 융자에서부터 주택 모기지까지 모든 대출 관련 계약서는 물론이고 모두 갚았다면 확인 편지 또한 가지고 있어야 한다.
자녀 부양, 위자료, 또는 관련 서류들은 이혼 서류는 평생 버리면 안된다. 특히 심각한 논쟁을 벌이며 이혼을 했다면 꼭 보관해 둬야 한다.
주택 개량에 소요됐던 비용은 나중에 집을 팔았을 경우 자본 이득세 감면에 필요하므로 잘 관리해 둬야 한다.
기타 자녀들의 출생 증명서와 소셜시큐리티 카드, 그리고 군 복무를 했다면 제대 서류등 역시 꼭 필요한 서류들이다.
유산 상속 관련 서류 역시 매우 중요하게 보관해야 되는 서류중 하나다. 유언장 원본, 신탁 원본 및 관련 서류, 특히 투자 어카운트나 보험을 가지고 있다면 수혜자, 즉 베니피셔리가 원하는 사람에게로 정해져 있는지를 자주 업데이트 해줘야 사후 문제가 발생하지 않는다.
■공제 비용
자선단체 기부 꼭 영수증 보관
영수증은 꼭 보관한다. 납세자들이 자선단체에 낸 기부금, 아르바이트 또는 풀타임으로 스몰 비즈니스를 운영할 때 고객과 식사를 하며 낸 음식비도 수백 달러는 될 수 있다.
IRS는 이런 영수증이나 서류를 스캔해 컴퓨터에 보관해 둬도 좋다고 말했다. 회계 감사관이 원본을 요구하지는 않는다. 영수증 대신 크레딧 카드 사용 내역서로도 충분하다.
자선 단체 기부금에 관한 기록 보관에는 약간의 예외 조항도 있다. IRS 526조항을 참조하는 것이 좋다.
거래은행에서도 수년전 거래 내역을 제공해 줄 수 있을 것이다. 하지만 은행마다 다른 정책을 가지고 있다. 거래 은행에 문의 해보는 것이 좋다.
JP모간 체이스는 수표, 크레딧, 데빗 카드 기록을 7년간 보관해 둔다. 따라서 거래 은행이나 이전에 거래했던 은행에 얼마나 오래 기록을 보관해 두는지 문의하는 것이 바람직하다. 이전 거래 은행의 기록을 보려면 수수료를 내야 하는 경우도 있다.
<김정섭 기자>
IRS는 영수증이나 거래 내역서 등을 보관하는 기간을 명시하고 있다. 세금보고를 하지 않은 수입이 있다면 관련 내역서를 파기하지 말고 꼭 보관하고 있다가 만일의 사태에 대비해야 한다. <삽화 Lisa Haney/The New York Times
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